Российский сервис для ведущих: рубли, чек, данные на своём сервере

Что практически меняется от того, что сервис российский

Я веду больше десяти лет и платформу PULTEVENT сделал под себя, потому что устал собирать вечер из семи разных программ. Когда коллеги спрашивают про «российский», за словом обычно стоит очень приземлённый список опасений. Отвечаю по этому списку, без общих рассуждений.

• Оплата проходит обычной рублёвой картой того банка, которым вы платите за бензин и продукты. Никаких промежуточных схем, никаких просьб найти карту чужой страны, никаких попыток списать в другой валюте, которая утром стоит одно, а вечером другое.
• После оплаты приходит чек. Не письмо «спасибо за покупку», а фискальный чек, который можно приложить к расходам и показать бухгалтеру или налоговой.
• Интерфейс на русском целиком: кнопки, подсказки, сообщения об ошибках, названия разделов. Не машинный перевод, где «сохранить» превращается в «спасти», а нормальный русский, написанный человеком, который сам стоит с микрофоном.
• Поддержка отвечает в то же время суток, в котором вы работаете. Если вы пишете в понедельник утром после субботней свадьбы, вам отвечают в понедельник утром, а не через сутки, когда у кого-то на другой стороне планеты начался рабочий день.
• Сервис не строится на чужой платёжной инфраструктуре, которая в любой момент может перестать принимать вашу карту. Доступ у вас есть потому, что вы за него заплатили, а не потому, что где-то далеко продлилась чья-то договорённость.

Отдельный пункт — предсказуемость. Ведущий продаёт дату за три-шесть месяцев вперёд. Когда 14 июня вы обещаете заказчику викторину с его фотографиями, вы должны быть уверены, что 14 июня инструмент откроется. Сервис на своём сервере, оплаченный в рублях, эту уверенность даёт лучше, чем цепочка посредников.

Оплата: двое суток бесплатно, дальше один платёж

Устроено так, чтобы вы сначала попробовали в работе, а потом решали.

Первые 48 часов

Регистрируетесь и получаете полный доступ на 48 часов. Карту привязывать не нужно, реквизиты никто не спрашивает, автосписания нет по устройству системы, а не по обещанию. Двое суток — это осознанный срок: за них можно успеть собрать реальный сценарий под конкретную дату, а не полчаса потыкать демо-кнопки.

Совет из опыта: не открывайте доступ в случайный вторник «просто посмотреть». Откройте, когда у вас на руках есть настоящий заказ — свадьба через две недели, корпоратив, юбилей. Соберите под него карточку мероприятия, залейте фотографии в викторину, прогоните второй экран на своём ноутбуке. За два вечера вы поймёте про платформу больше, чем за месяц созерцания.

Дальше

Полный доступ стоит 3500 ₽ и оплачивается один раз. Не в месяц, не в год — один раз, навсегда. Подписки нет, продлений нет, карту в сервисе вы не оставляете.

Как проходит платёж

Оплата идёт через ЮKassa. Вы попадаете на защищённую страницу платёжного сервиса, вводите данные карты там, обратно возвращаетесь уже с открытым доступом. Номер карты сервису не передаётся и внутри не хранится. Чек приходит на указанную почту — его достаточно, чтобы провести расход у себя.

Если платит компания

Бывает, что оплату берёт на себя агентство или компания-заказчик, и деньги должны уйти с расчётного счёта. Такой вариант возможен, но оформляется отдельно, не кнопкой в кабинете: нужны реквизиты, счёт и закрывающие документы. Порядок действий и что писать бухгалтеру — на странице про работу по безналу: /vedushchiy-po-beznalu/.

1. 1

   Зарегистрируйтесь и откройте 48 часов доступа — карта не нужна

2. 2

   Соберите вечер под ближайший реальный заказ, а не абстрактный

3. 3

   Прогоните второй экран и вход гостей по QR на своём железе

4. 4

   Если всё подошло — оплатите картой через ЮKassa и сохраните чек

5. 5

   Если платит компания — сначала запросите счёт, потом оплачивайте

Разовая оплата вместо подписки: разбор с обеих сторон

Я осознанно выбрал разовый платёж и так же осознанно готов назвать его слабое место.

Минус, о котором надо сказать честно

У подписки есть свойство, которого при разовой оплате нет: пока вы платите каждый месяц, у сервиса перед вами каждый месяц есть денежное обязательство. Он должен работать, потому что иначе следующий платёж не придёт. Это дисциплинирует разработчика, и в этом смысле подписка — механизм давления клиента на исполнителя.

При разовой оплате такого рычага у вас нет. Вы заплатили однажды, и дальше вопрос «а будет ли он развиваться» упирается не в вашу карту, а в добросовестность того, кто делает сервис. Я это понимаю и не пытаюсь заболтать.

Мой ответ на это — не обещания, а ритм. После каждого обновления в кабинете появляется запись в ленте «Что нового»: что добавилось, что починилось, что изменилось в поведении разделов. Вы не гадаете, жив ли инструмент, — вы видите даты. Ведущий, который открыл кабинет в марте и увидел там записи за февраль, делает выводы сам.

Плюс, ради которого всё это затевалось

Вы платите один раз и перестаёте думать об этой строке расходов. У ведущего и без того длинный список ежемесячных списаний: связь, хранилище для фотоотчётов, сайт, реклама, иногда рассрочка за колонки. Каждая новая подписка — ещё одна дырка, через которую утекают деньги в месяцы, когда вы не работаете.

Есть и психологический эффект. Инструмент с ежемесячным платежом вы каждый месяц заново оцениваете: «а окупился ли он в феврале». Купленный однажды — просто используете, и берёте в работу чаще.

Сезон, межсезонье и арифметика ежемесячных списаний

У ведущего год устроен неровно, и это не жалоба, а расписание. Май, июнь, август, сентябрь — свадьбы. Ноябрь и декабрь — корпоративы, самый плотный месяц в году. Июль часто проседает из-за отпусков и жары. А потом наступает февраль, и телефон замолкает.

У меня межсезонье — это конец января, февраль, март и первая половина апреля. Четыре месяца, в которые заказы бывают, но редко и мелкие: детский день рождения, небольшой юбилей в кафе. Плюс просевший июль. Итого работающих месяцев обычно семь-восемь из двенадцати.

Дальше простая арифметика. Любой ежемесячный платёж вы платите двенадцать месяцев подряд, а зарабатываете в семь-восемь. Значит, за четыре-пять месяцев вы платите из денег, заработанных в декабре. В декабре это незаметно, в феврале — очень даже. Именно в феврале ведущие начинают вычищать подписки и отваливаются от инструментов, которые в сезон были удобны.

Дальше становится хуже: в апреле начинается сезон, а инструмент отключён. Надо восстанавливать доступ, вспоминать пароль, проверять, на месте ли прошлогодние сценарии. Половина коллег на этом шаге просто не возвращается и выходит на первую майскую свадьбу с папкой файлов на рабочем столе.

Разовая оплата эту петлю разрывает. В феврале с вас ничего не списывается, отключать нечего, и в апреле вы открываете кабинет, где всё лежит там же, где вы оставили в декабре: карточки мероприятий, свои вопросы в викторинах, тайминги, залитые фотографии. Межсезонье перестаёт быть моментом, когда инструменты теряются.

Что делать бухгалтерии, если платит компания

Ситуация встречается чаще, чем кажется: вы ведёте корпоративы для одной и той же компании, и её отдел маркетинга готов оплатить инструмент со счёта организации. Или вы работаете внутри агентства, и техника проводится по общему бюджету.

Если вы платите сами

Самый частый случай. Вы оплачиваете картой физического лица, чек приходит на почту. Если вы самозанятый или ИП, этого чека достаточно, чтобы отразить расход у себя. Сохраните письмо с чеком в отдельную папку почты, чтобы в конце года не искать платёж в истории банка.

Если платит организация

Тут нужен другой комплект. Оплата с расчётного счёта требует счёта на оплату, а после платежа — закрывающих документов. Кнопкой в кабинете это не оформляется: нужно написать в поддержку и передать реквизиты организации.

Что подготовить заранее, чтобы не переписываться неделю:

• Полное наименование организации, ИНН и КПП
• Юридический адрес и банковские реквизиты
• ФИО и должность подписанта, основание его полномочий
• Почту бухгалтерии, на которую уйдут документы
• Ваш логин в сервисе, чтобы доступ открылся именно вашей учётной записи

Отдельно проговорите с бухгалтерией, на кого открывается доступ. Технически учётная запись привязана к человеку, который ею пользуется, — то есть к вам. Если компания оплачивает доступ для штатного ведущего, это надо зафиксировать словами заранее, чтобы через год при увольнении не возникло спора, чей это кабинет.

Подробный порядок с формулировками для письма — на странице /vedushchiy-po-beznalu/.

Где лежат карточки мероприятий и как забрать свои данные

В CRM ведущего хранится довольно чувствительная информация. Карточка мероприятия — это дата, площадка, имя и телефон заказчика, сумма и порядок доплат, тайминг вечера, заметки вроде «не ставить медляк до 22:00, у мамы невесты сюрприз», иногда список гостей. Такие данные не стоит держать в переписке и в файлах на рабочем столе.

Где это физически находится

Всё, что вы завели в кабинете, лежит на сервере платформы и открывается только по вашему логину. Данные не разбросаны по чужим сервисам, к которым сервис ходит за вас: календарь, карточки, тайминги, ваши правки в играх — в одном месте, в одном аккаунте.

Что видит гость

Ровно то, что вы вывели на экран или отдали ему на телефон. Гость заходит по QR-коду в конкретную комнату конкретного вечера и видит сцену: вопрос викторины, поле для ответа, карточку бинго, форму голосования. Ни карточки мероприятия, ни телефона заказчика, ни вашего гонорара, ни соседних дат в календаре он не видит и технически не может увидеть — это разные части системы. Забытый на проекторе кабинет тоже вас не подставит: гость сидит в своей комнате, а не в вашей админке.

Что можно выгрузить

В кабинете есть выгрузка данных аккаунта одним файлом: сама учётная запись, история оплат, календарь. Список гостей выгружается отдельно — про формат и что с ним делать дальше написано на странице /eksport-gostey-v-excel/.

Что можно удалить

Аккаунт можно удалить вместе с содержимым. Это ваше право, и перед удалением разумно сначала сделать выгрузку, чтобы данные остались у вас. Порядок нормальный: сначала забрали копию, потом удалили.

И один честный пункт про календарь. Синхронизация календаря с внешней таблицей в системе есть, но это служебная настройка на стороне владельца сервиса. Кнопки «подключить свою таблицу» рядовому ведущему в кабинете не выдаётся, самообслуживания тут пока нет. Пишу прямо, чтобы вы не искали её в настройках.

Что гость передаёт со своего телефона

Гости попадают в вечер через QR-код: навели камеру, открылась страница в браузере. Ничего устанавливать не надо — это важно, потому что за установку приложения ради конкурса половина зала не возьмётся, а вторая половина возьмётся и будет пятнадцать минут искать пароль от магазина приложений.

Что гость вводит

• Имя или ник. Без этого табло не сможет показать, кто ответил первым. Многие пишут прозвища, и это нормально: система не проверяет паспорт.
• Ответы. Варианты в викторине, голос в опросе, отметки в карточке бинго, ставка в «Ставках на вечер», догадка в «Угадай гостя».
• Фото и текстовые пожелания — только если вы включили сбор в конкретном вечере. Гость сам выбирает, что отправить: он открывает файл вручную, а не выдаёт доступ ко всей галерее.

Чего гость не отдаёт

Номер телефона, почта, геолокация, список контактов, доступ к камере в фоне — ничего этого для участия не нужно и не запрашивается. Никакой регистрации, паролей и подтверждений по СМС.

Что сказать залу

Одна фраза снимает 90% вопросов от старшего поколения: «Наводим камеру телефона на код на экране, откроется страничка в браузере. Ничего скачивать не надо, номер телефона никто не спрашивает. Напишите имя — то, которое хотите видеть на экране».

Если в зале есть люди, которые принципиально не берут телефон в руки, вечер на этом не заканчивается. Часть механик работает вообще без телефонов — колесо фортуны, таймер, табло команд, экранные конкурсы. Об этом отдельно: /ekrannye-igry-bez-telefonov/.

Русский интерфейс, русские вопросы и свои формулировки

Язык интерфейса — не мелочь для ведущего. Вы работаете в темноте, одной рукой, глядя одним глазом в зал. Времени вчитываться нет: нужно узнавать кнопку по первому слову. Когда подпись переведена машиной и звучит криво, вы теряете полсекунды на каждом действии — а за вечер таких действий сотни.

В PULTEVENT все надписи на русском: разделы, кнопки, подсказки, предупреждения, сообщения об ошибках. Тексты писал человек, который сам ведёт мероприятия, поэтому кнопка называется так, как её называют в зале, а не так, как назвали бы в переводном руководстве.

Игры написаны для русского зала

Вопросы викторин, задания детской программы, темы «Что за трек» и «Кто это сказал» рассчитаны на человека, который вырос здесь. Это заметно на простой вещи: вопрос про песню, которую в зале знают все, работает, а вопрос про песню из чужого культурного слоя даёт тишину и неловкую паузу. В детской программе — 27 игр и 470 заданий, и все они на русском, с нормальными для ребёнка формулировками.

Свои вопросы — с первого вечера

Готовые наборы — это старт, а не потолок. В конструкторе квизов вы пишете свои вопросы: текст, картинка, звуковой фрагмент, варианты ответа. Именно так собирается викторина про жениха и невесту, про историю компании, про юбиляра — то, ради чего гости и достают телефоны.

Важная деталь: заводские наборы остаются на месте. Ваши правки живут в вашей учётной записи, поэтому формулировку можно смело переписывать под конкретный зал.

Про музыку скажу прямо: в музыкальных механиках треки приносите вы. Бинго, «Что за трек», караоке — платформа судит и показывает, а звучит то, что лежит у вас на диске. Это разумно и с точки зрения прав, и с точки зрения вкуса: вы лучше знаете, что зайдёт этому залу. Как собирать такой список — на странице /podgotovka-pleylista/.

И про экран: кириллица на втором экране выводится нормальными шрифтами, длинные слова не рвутся посередине, а имена гостей на табло не превращаются в набор квадратов.

Разбор договора: из текста заказчика получается карточка

Рутина, которую я ненавидел больше всего: получить от заказчика договор или тайминг в мессенджере и вручную переписать оттуда дату, время, адрес площадки, имя и телефон в свою таблицу. Двадцать минут на каждый заказ, и обязательно однажды перепутаешь цифру в адресе.

В сервисе это делается иначе. Вы вставляете текст договора или тайминга в поле — или загружаете файл в формате PDF либо DOCX. Сервис вытаскивает дату, время, адрес, имя и телефон заказчика и предлагает готовый черновик события. Вы смотрите, поправляете, что не так, сохраняете.

Работает это по правилам, а не по искусственному интеллекту. Плюс такого подхода — предсказуемость: одинаковый документ разберётся одинаково и сегодня, и через полгода, ничего не выдумается на пустом месте. Минус — необычно оформленный документ может разобраться не полностью, и тогда пару полей вы допишете руками.

Проверять черновик всё равно нужно. Особенно адрес: заказчики любят писать «ресторан у метро», а вам ехать. Но переписывать вручную больше не приходится.

Напоминания в Telegram и что сервис пишет вам сам

В кабинете есть кнопка «Подключить Telegram». После подключения бот присылает напоминания: о ближайших мероприятиях, о доплатах, которые заказчик должен внести к дате, о задачах, которые вы себе поставили.

История про доплату знакома каждому. Заказчик внёс предоплату в марте, свадьба в августе, остаток по договору — за неделю. И вот наступает эта неделя, вы в разъездах, а разговор про деньги откладывается до дня мероприятия, что неприятно обеим сторонам. Напоминание за семь дней снимает вопрос заранее.

Что бот не делает — вести мероприятие. Уведомления односторонние: он пишет вам, вы вечером не управляете экраном из чата. Управление живёт в приложении, и это сознательное решение — пульт в мессенджере означал бы, что случайное нажатие в переписке что-то меняет на экране в зале.

Отключается всё двумя способами: командой /stop в самом чате или переключателем в кабинете. Если вы месяц не работаете, уведомления можно просто выключить, а в апреле включить обратно. Подробнее — на страницах /telegram-bot-dlya-vedushchego/ и /napominaniya-v-telegram-dlya-vedushchego/.

Что откроется без интернета, а что потребует общей сети

Банкетный зал в подвале, Wi-Fi «для персонала», мобильная связь ловит у окна. Ситуация настолько частая, что честная граница здесь важнее любых обещаний.

Приложение открывается в браузере и умеет складывать свою оболочку в кэш: разметку, скрипты, картинки детской анимации, скины DJ-пульта, шрифты. Практический вывод простой и проверяемый: разделы, которые вы хоть раз открыли дома до выезда, откроются и в подвале без сети.

Работает без интернета

• Всё, что вы запускаете с ноутбука на экран: колесо фортуны, таймер, табло, экранные конкурсы, показ презентации
• DJ-пульт с вашими файлами — музыка должна лежать на диске ноутбука, аудио и видео в кэш не складываются
• Уже открытые разделы приложения

Требует общей сети

• Всё, где участвуют телефоны гостей: вход по QR, голосования, бинго на телефонах, лотерея, сбор фото
• Вход в аккаунт, оплата, сохранение изменений и любые приватные данные

Ключевая тонкость: телефонам гостей и вашему ноутбуку нужна общая сеть, а не выход в интернет. Хватает Wi-Fi зала или точки доступа, раздаваемой с вашего телефона. Интернет-канал площадки при этом может лежать — на работу комнаты это не влияет.

Отсюда одно правило перед выездом: откройте дома все разделы, которые понадобятся вечером, и убедитесь, что музыка лежит на диске, а не в облаке. Дальше по теме: /chto-delat-esli-net-interneta-na-ploshchadke/ и /offline-prilozhenie-dlya-vedushchego/.

Чего в сервисе нет — говорю прямо

Список того, чего нет, экономит время лучше, чем список того, что есть. Если вам нужен один из этих пунктов, лучше узнать об этом сейчас.

• Публичного API с ключами для сторонних разработчиков нет. Написать свою надстройку поверх платформы пока нельзя.
• Готовых коннекторов к сервисам автоматизации сценариев нет. Собрать цепочку «пришла заявка с сайта — создалось мероприятие» сторонними средствами не получится.
• Импорта контактов из чужой CRM нет. Клиентскую базу переносить придётся руками или через разбор договоров.
• Кнопки «подключить свою таблицу» для календаря в кабинете нет — я писал об этом выше.
• Программы из магазина приложений нет. Это веб-приложение, оно открывается в браузере по адресу /app/, и обновляется само, без установок и версий.

Про последний пункт добавлю: отсутствие установки — не компромисс, а решение. На выезде вы иногда работаете с чужого ноутбука, и в этот момент разница между «зайти в браузере под своим логином» и «установить программу с правами администратора» становится разницей между рабочим вечером и нерабочим.

Как это выглядит по времени на живом вечере

Ориентировочная раскладка обычного банкета. Времена свои у каждого, но порядок действий устойчивый.

• Дома
  Открываю все нужные разделы, собираю сценарий, проверяю музыку на диске
• 15:00
  Приезд, розетка, HDMI, проверка второго экрана на пустом зале
• 15:30
  Проверяю QR со своего телефона из дальнего угла зала
• 17:00
  Сбор гостей, на экране заставка с кодом входа, кто-то уже заходит
• 18:30
  Первый интерактив — голосование или лёгкая викторина на разогрев
• 20:00
  Блок с телефонами: бинго, квиз с фотографиями, сбор пожеланий
• 22:00
  Танцы, экран отдан заставке, пульт работает на музыку
• 23:30
  Финал, лотерея по QR, показ собранных фото на экране
• Утром
  Выгружаю список гостей и фото, отправляю заказчику ссылку

С чего начать в первые двое суток

Порядок, который я советую коллегам. Он выстроен так, чтобы к концу второго вечера у вас был не обзор возможностей, а собранное мероприятие.

Если после этих шагов остаются сомнения — значит, инструмент вам сейчас не нужен, и это тоже нормальный результат двух суток.

1. 1

   Заведите карточку ближайшего реального мероприятия: дата, площадка, контакт заказчика

2. 2

   Загоните туда тайминг — вставьте текст из договора и посмотрите, что разберётся автоматически

3. 3

   Соберите одну викторину со своими вопросами и фотографиями заказчика

4. 4

   Подключите второй экран на своём ноутбуке и посмотрите, как это выглядит с трёх метров

5. 5

   Зайдите гостем со своего телефона по QR и пройдите игру до конца

6. 6

   Подключите Telegram и поставьте себе напоминание о доплате по этому мероприятию

7. 7

   Выгрузите данные аккаунта одним файлом — просто чтобы убедиться, что выгрузка работает